Ersatzteile im Griff: Bestand, Reservierung und Nachbestellung
Der Techniker steht vor der Anlage, das Teil liegt im Lager – oder auch nicht. Wie Ersatzteile an den Auftrag kommen, bevor er beginnt, und wie der Bestand stimmt.
Karim el Safadi
Gründer & Strategie ·
Ein zweiter Anfahrtsweg ist der teuerste Posten im Service, und er entsteht fast immer aus demselben Grund: Das Teil, das gebraucht wurde, war nicht dabei. Entweder wusste niemand, dass es gebraucht wird, oder es war im Lager verzeichnet und trotzdem nicht da, oder es lag im Fahrzeug eines anderen Technikers.
Die Kosten sind leicht zu rechnen: eine zweite Anfahrt, ein zweiter Termin, eine Anlage, die einen Tag länger steht, und ein Kunde, der beim nächsten Mal fragt, ob man nicht vorher hätte nachsehen können. Schwerer zu sehen ist, dass das Problem selten im Lager entsteht. Es entsteht am Auftrag, bei der Planung und im Fahrzeug – überall dort, wo Teile bewegt werden, ohne dass es jemand aufschreibt.
Das Teil gehört zum Auftrag
Die meisten Ersatzteile, die ein Einsatz braucht, sind vorher bekannt: aus der Störungsmeldung („Display bleibt dunkel“), aus der Historie der Anlage (beim letzten Mal war es die Steuerplatine) oder aus dem Wartungsplan (Filter, Dichtungssatz, Riemen – bei jeder Wartung dieselben). Diese Teile gehören an den Auftrag, bevor er verplant wird. Der Techniker sieht dann auf dem Telefon, was er mitnehmen muss, und die Disposition sieht, ob es da ist – und wenn nicht, verplant sie den Auftrag erst, wenn es da ist, statt den Techniker hinzuschicken und hoffen zu lassen.
Für die Wartung lässt sich das vollständig vorbereiten: Der Wartungsplan trägt die Teileliste, und der Auftrag, den er erzeugt, hat sie von Anfang an. Für Störungen ist es eine Einschätzung – aber eine, die mit jeder Störung besser wird, wenn die Historie zeigt, was an diesem Anlagentyp üblicherweise getauscht wird.
Reservieren, nicht hoffen
Ein Bestand von drei Stück nützt nichts, wenn drei offene Aufträge darauf warten. Was an einem Auftrag hängt, muss reserviert sein, damit der Bestand zeigt, was frei verfügbar ist, und nicht, was physisch im Regal liegt. Wird der Auftrag storniert, ist das Teil wieder frei; wird er abgeschlossen, ist es verbraucht; wird er verschoben, bleibt es reserviert.
Ohne Reservierung entsteht das, was jeder Disponent kennt: Der Bestand sagt „vorhanden“, der Techniker fährt los, und im Lager stellt sich heraus, dass der Kollege das Teil gestern für seinen Auftrag mitgenommen hat. Beide hatten recht, beide hatten den Bestand geprüft – nur eben denselben.
Das Fahrzeug ist ein Lager
Was im Servicefahrzeug liegt, ist genauso Bestand wie das Hauptlager – nur unterwegs. Ein Lager je Fahrzeug, aus dem der Techniker entnimmt und in das nachgefüllt wird, macht sichtbar, was wo liegt, und beendet die Suche per Telefon nach dem Kollegen, der das letzte Ventil noch haben müsste.
Der Fahrzeugbestand ist in den meisten Betrieben die größte Unbekannte. Er wird beim Einrichten des Fahrzeugs einmal festgelegt, dann entnommen und gelegentlich nachgefüllt, und nach einem Jahr weiß niemand mehr, was drin ist. Dabei ist er in Summe oft größer als das Hauptlager: Zehn Fahrzeuge mit je zweitausend Euro Standardbestückung sind zwanzigtausend Euro, die in keinem Bestand auftauchen. Wer sie als Lager führt, sieht nicht nur, was fehlt, sondern auch, was seit zwei Jahren in jedem Fahrzeug liegt und nie gebraucht wurde.
Verbrauch buchen, wo er entsteht
Der Bestand stimmt nur, wenn die Entnahme dort gebucht wird, wo sie passiert: am Auftrag, vor Ort, vom Techniker. Sobald sie nachträglich im Büro erfasst wird – aus dem Protokoll, aus dem Gedächtnis, vom Lieferschein –, fehlt die Hälfte. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Teil, das schnell aus dem Fahrzeug genommen wurde, im Protokoll nicht steht und drei Tage später niemand mehr daran denkt.
Am Auftrag gebucht, steht das Teil außerdem gleich an drei Stellen, die es brauchen: in der Historie der Anlage (welche Komponente wurde wann getauscht), auf der Rechnung (ohne dass jemand die Positionen abtippt) und im Bestand des Fahrzeugs (das jetzt eines weniger hat). Eine Buchung, drei Ergebnisse. Genau deshalb muss die Buchung so einfach sein wie ein Foto: Teil aus der Liste am Auftrag antippen, Menge bestätigen, fertig.
Nachbestellen, bevor es fehlt
Mit sauberem Bestand und Reservierungen wird die Nachbestellung einfach: Fällt der freie Bestand eines Teils unter seinen Meldebestand, wird bestellt. Nicht, weil es jemand gemerkt hat, sondern weil das System es zeigt – mit dem Lieferanten und der Bestellmenge, die beim letzten Mal galten.
Der Meldebestand ist dabei keine Wissenschaft. Er ergibt sich aus dem, was in der Lieferzeit des Teils üblicherweise verbraucht wird, plus einer Reserve. Ein Teil, das der Lieferant in zwei Tagen liefert und das zweimal im Monat gebraucht wird, braucht kaum Bestand. Ein Teil mit acht Wochen Lieferzeit, ohne das die Anlage steht, braucht einen. Wer die Verbräuche am Auftrag bucht, hat die Zahlen dafür nach einem halben Jahr – und muss sie nicht mehr schätzen.
Wo anfangen
Nicht mit dem gesamten Lager. Mit den fünfzig Teilen, die am häufigsten gebraucht werden, und den zehn, ohne die eine Anlage steht. Für sie den Bestand zählen, den Meldebestand festlegen, die Fahrzeuge aufnehmen. Dann jeden Auftrag mit seinen Teilen anlegen und jede Entnahme vor Ort buchen. Nach drei Monaten stimmt der Bestand dieser sechzig Teile – und die zweite Anfahrt wegen eines fehlenden Filters kommt nicht mehr vor.
