Wartungspläne, die eingehalten werden
Die meisten Wartungspläne scheitern nicht an der Planung, sondern an der Erinnerung. Wie aus Intervallen Aufträge werden, die tatsächlich jemand ausführt.
Karim el Safadi
Gründer & Strategie ·
Jeder Betrieb hat einen Wartungsplan. Er steht in der Betriebsanleitung, in einer Excel-Liste oder im Kopf des dienstältesten Mitarbeiters. Und fast jeder Betrieb kennt den Moment, in dem eine Maschine steht und sich herausstellt, dass die letzte Wartung deutlich länger her ist, als der Plan vorsah.
Der Vorwurf trifft dann meist den Falschen. Nicht der Techniker hat die Wartung vergessen, sondern niemand hat ihn daran erinnert; nicht der Plan war schlecht, sondern der Weg vom Plan zum Termin. Zwischen „alle sechs Monate“ und „am Dienstag ist Herr Schmidt bei Ihnen“ liegen vier Schritte, und jeder davon kann im Tagesgeschäft liegen bleiben.
Das Intervall ist nicht das Problem
Ob eine Anlage alle sechs Monate oder alle 2.000 Betriebsstunden gewartet werden soll, weiß in der Regel jeder. Es steht in der Anleitung des Herstellers, im Wartungsvertrag oder in der Erfahrung der Techniker. Das Problem ist der Weg vom Intervall zum Auftrag: Irgendjemand muss merken, dass es so weit ist, den Auftrag anlegen, einen Techniker finden und dafür sorgen, dass die Teile da sind. In jedem dieser Schritte kann die Wartung liegen bleiben, und im Tagesgeschäft bleibt sie das auch – weil die Störung, die gerade hereinkommt, immer dringender ist als die Wartung, die erst nächste Woche fällig wäre.
Eine Excel-Liste hilft dabei nur bedingt. Sie zeigt, was fällig ist, wenn jemand hineinschaut. Sie zeigt nicht, dass niemand hineingeschaut hat.
Aus dem Intervall wird ein Auftrag
Der Plan muss deshalb selbst Aufträge erzeugen. Ein Wartungsplan, der an der Anlage hängt, legt zum fälligen Termin einen Vorgang an, mit der passenden Checkliste, den vorgesehenen Teilen und dem zuständigen Team. Niemand muss daran denken; der Auftrag steht in der Plantafel wie jeder andere und wird dort auch verplant. Die Disposition sieht ihn neben den Störungen und kann ihn mit dem Einsatz beim selben Kunden zusammenlegen, statt zweimal hinzufahren.
Der Vorlauf gehört dazu. Ein Auftrag, der am Tag der Fälligkeit entsteht, ist zu spät – die Teile müssen bestellt, der Termin mit dem Kunden abgestimmt sein. Sinnvoll ist, den Auftrag vier bis sechs Wochen vor Fälligkeit anzulegen, je nach Lieferzeit der Teile, und ihn mit einem Zeitfenster zu versehen, in dem er erledigt werden soll. Die Wartung, die am 15. fällig ist, darf auch am 3. oder am 28. stattfinden, wenn der Techniker dann ohnehin in der Gegend ist.
Nach Zeit oder nach Leistung
Nicht jede Anlage läuft gleichmäßig. Für eine Presse im Dreischichtbetrieb ist ein festes Halbjahresintervall zu grob; für einen Notstromgenerator, der zwanzig Stunden im Jahr läuft, ist es zu eng. Wo Betriebsstunden oder Zyklen vorliegen, sollte der Plan nach ihnen gehen – und nach Zeit nur als Obergrenze, weil Dichtungen und Schmierstoffe auch altern, wenn die Maschine steht.
Woher die Betriebsstunden kommen, ist eine praktische Frage. Bei vernetzten Anlagen liefert sie die Steuerung. Bei den übrigen liest der Techniker den Zähler bei jedem Einsatz ab und trägt ihn in die Checkliste ein – und aus zwei Ablesungen ergibt sich eine Hochrechnung, wann das nächste Intervall erreicht ist. Das ist nicht auf den Tag genau, aber es ist deutlich näher an der Wirklichkeit als ein Kalender.
Die Checkliste gehört zum Plan
Ein Wartungsauftrag ohne Checkliste ist eine Anfahrt mit Ölkanne. Was bei dieser Wartung an dieser Anlage zu prüfen, zu messen und zu tauschen ist, gehört in den Plan und damit automatisch in jeden Auftrag, den er erzeugt. Verschiedene Intervalle haben verschiedene Listen: die kleine Wartung alle drei Monate, die große einmal im Jahr, die Prüfung nach Betriebssicherheitsverordnung alle zwei Jahre. Der Plan weiß, welche gerade dran ist, und der Techniker bekommt die richtige.
Genauso die Teileliste. Wenn bei jeder großen Wartung Filter, Dichtungssatz und Riemen getauscht werden, dann hängen sie am Plan, sind am Auftrag reserviert, bevor er verplant wird, und fehlen vor Ort nicht.
Was zählt, ist die Historie
Ein eingehaltener Wartungsplan ist am Ende eine Reihe abgeschlossener Aufträge an derselben Anlage, jeder mit Datum, Techniker, Protokoll und verbauten Teilen. Diese Historie ist der eigentliche Wert: Sie zeigt, welche Anlage häufiger Aufmerksamkeit braucht als geplant und welche Teile immer wieder getauscht werden. Sie zeigt, ob das Intervall passt – wenn bei jeder Wartung alles in Ordnung ist, ist es vielleicht zu kurz; wenn zwischen den Wartungen regelmäßig Störungen liegen, zu lang.
Und sie ist der Nachweis, den Versicherer, Prüfer und der Kunde selbst sehen wollen. Bei einer Reklamation, einem Schaden oder einem Audit ist die Frage immer dieselbe: Wurde die Anlage gewartet, wann, von wem, und was wurde festgestellt? Eine Historie, die an der Seriennummer hängt, beantwortet das in einer Minute. Ein Ordner mit Protokollen beantwortet es an einem Nachmittag – wenn alle Protokolle abgeheftet wurden.
Anfangen mit den zehn wichtigsten Anlagen
Wer alle Anlagen auf einmal in einen Plan bringen will, wird nie fertig. Besser sind die zehn, deren Stillstand am teuersten ist – oder die zehn, für die ein Wartungsvertrag besteht und der Kunde die Wartung erwartet. Für sie einen Plan mit Intervall, Checkliste und Teileliste anlegen, drei Monate laufen lassen und dann die nächsten zehn.
Nach einem Jahr hat sich das Bild gedreht: Die Wartung ist nicht mehr das, was liegen bleibt, wenn Störungen kommen. Sie ist der Grund, warum weniger Störungen kommen.
